ساعتك الأسبوعية للشؤون الإدارية

في البيت، كان غيرك غالبًا هو من ينتبه إلى الرسائل والتجديدات والفواتير. وحين تعيش مستقلًا، فإن ساعة هادئة واحدة في الأسبوع تمنع المهام الصغيرة من أن تتحول إلى حالات طارئة.

شاهد ملخص الدقيقة الواحدة (بالإنجليزية)

شاهد الدليل المصوّر الكامل لهذه الوحدة (بالإنجليزية)

لماذا ينجح تخصيص موعد ثابت للشؤون الإدارية

• الشؤون الإدارية للحياة هي العمل الروتيني غير الممتع في إدارة حياتك: الرسائل الإلكترونية، والنماذج، والمدفوعات، والتجديدات، والحجوزات، والردود. لا شيء منها صعب، لكنها كلها تتراكم إذا أهملتها.
• تتضمن طريقة «إنجاز الأمور» (Getting Things Done أو GTD) التي وضعها ديفيد ألين خطوة اسمها «المراجعة»، وتُوصف بأنها مراجعة نظامك «باستمرار» لتبقى متحكمًا في أمورك. والساعة الأسبوعية للشؤون الإدارية طريقة بسيطة لفعل ذلك بالضبط.
• يقترح دليل إدارة الوقت في جامعة ساوثهامبتون أن ترسم خريطة لأسبوعك كله، بدءًا بالالتزامات الثابتة مثل المحاضرات ونوبات العمل والمواعيد، قبل أن تضيف المهام المرنة. ضع ساعتك الإدارية في هذه الخطة كما تضع محاضرة.
• اختر وقتًا تستطيع حمايته، مثل يوم الأحد الساعة 5 مساءً أو يوم الجمعة بعد آخر حصة، واجعله حدثًا متكررًا في تقويمك مع إشعار.
• اجعلها في حدود ساعة. وإذا احتاجت مهمة إلى وقت أطول، مثل نموذج تأشيرة، فاحجز لها موعدًا منفصلًا خلال الساعة الإدارية بدل أن تحاول إنهاء كل شيء دفعة واحدة.

قائمة التحقق للساعة الإدارية

• صناديق البريد: أفرغ بريدك الجامعي، وبريدك الشخصي، وأي رسائل في البوابات الإلكترونية. فكثير من الجامعات تعدّ بريدها الإلكتروني رسميًا: إذ تتوقع كلية كارلتون من الطلاب أن يتفقدوه «باستمرار وبانتظام»، وتوصي بتفقده يوميًا.
• المال: افتح تطبيق البنك وراجع معاملات الأسبوع الماضي. ويشير بنك مونزو (Monzo) إلى أن كشوف الحساب تتيح لك «تأكيد ومراجعة» المدفوعات التي قمت بها، فابحث عن أي شيء لا تعرفه.
• التقويم: انظر إلى الأسبوعين القادمين بحثًا عن المواعيد النهائية والامتحانات والمواعيد والفواتير، وأضف ما ينقص.
• المستندات والتجديدات: راجع قائمة «التواريخ المهمة» (الدرس la-06) بحثًا عن أي شيء يستحق خلال الأشهر الثلاثة القادمة.
• قائمة المهام: ضع علامة على ما أنجزته، واحذف ما لم يعد مهمًا، واختر أهم ثلاث مهام إدارية للأسبوع القادم.
• الأوراق: تعامل مع أي رسائل أو إيصالات أو نماذج على مكتبك. امسح ضوئيًا أو صوّر ما تحتاج إلى الاحتفاظ به، واحفظه في ملفاته.

إعداد محطتك الإدارية

• اختر تطبيق ملاحظات واحدًا أو دفترًا واحدًا ليكون قائمة مهامك الوحيدة (الدرس la-03)، وتقويمًا واحدًا لكل ما له تاريخ.
• أنشئ مجلدًا سحابيًا اسمه «الشؤون الإدارية» وفيه مجلدات فرعية مثل: الهوية والتأشيرة، والجامعة، والمال، والسكن، والصحة، والإيصالات.
• خصص صينية صغيرة أو ظرفًا للأوراق التي تصلك خلال الأسبوع، لتنتظر كلها في مكان واحد حتى ساعتك الإدارية.
• احفظ بيانات تسجيل الدخول في مدير كلمات مرور بدل الأوراق اللاصقة (راجع وحدة «الذكاء الاصطناعي والمهارات الرقمية» لتعرف الطريقة).

كيف تجعلها عادة ثابتة

• ابدأ الساعة بأسرع المهام إنجازًا، مثل الرد على رسالتين قصيرتين، لتكتسب زخمًا.
• شغّل بعض الموسيقى، وأعدّ كوب شاي، وتعامل معها بوصفها روتينًا لا عقابًا.
• إذا كنت تتشارك السكن، فبعض الأسر السكنية تنجز شؤونها الإدارية المشتركة، مثل تقسيم الفواتير، في الموعد الأسبوعي نفسه (راجع وحدة «الفواتير والخدمات وأوراق المنزل»).
• إذا فاتك أسبوع، فقم بنسخة مدتها 15 دقيقة في اليوم التالي: البريد والبنك والتقويم فقط.