تنظيم شؤون الحياة: كيف تبقى منظمًا · الدرس 3 من 8 · 12 دقيقة
نظام بسيط للمهام: اجمع، ورتّب الأولويات، وراجع
قائمة المهام لا تنجح إلا إذا كنت تثق بها. وهذا الدرس يقدم لك نظامًا بسيطًا: أخرج كل شيء من رأسك، وقرر ما المهم، وراجعه كثيرًا.
شاهد ملخص الدقيقة الواحدة (بالإنجليزية)
شاهد الدليل المصوّر الكامل لهذه الوحدة (بالإنجليزية)
الجمع: مكان واحد لكل شيء
- الخطوة الأولى في طريقة «إنجاز الأمور» هي «الجمع»: اجمع كل ما يشغل انتباهك في مكان واحد، بدل أن تحاول حفظه في رأسك.
- اختر أداة جمع واحدة تكون معك دائمًا، وهي عادة تطبيق ملاحظات أو مهام على هاتفك، أو دفتر صغير.
- دوّن الأمر لحظة ظهوره: «الرد على المالك»، «شراء حبر للطابعة»، «سؤال المشرف عن قائمة القراءة». فذلك يستغرق ثواني.
- أفرغ ذهنك الآن: خصص 10 دقائق لتكتب كل مهمة غير منتهية، وكل همّ، وكل مشوار يخطر ببالك. ومعظم الناس يجدون بين 20 و50 بندًا.
التوضيح والتنظيم
- الخطوتان التاليتان في طريقة «إنجاز الأمور» هما «التوضيح» (أن تقرر ماذا يعني كل بند وهل يحتاج إلى إجراء) و«التنظيم» (أن تضعه في مكانه).
- اسأل عن كل بند: هل يحتاج إلى إجراء؟ إن لم يكن كذلك، فاحذفه، أو احفظه مرجعًا، أو انقله إلى قائمة «ربما لاحقًا».
- وإن كان يحتاج إلى إجراء، فاكتب الخطوة العملية التالية بالضبط. فعبارة «ترتيب أمور البنك» غامضة، أما «الاتصال بالبنك للسؤال عن رسوم حساب الطلاب» فهي إجراء تالٍ.
- يوصي دليل جامعة ساوثهامبتون بتقسيم الأولويات الكبيرة إلى خطوات صغيرة عند استخدام قائمة المهام.
- إذا كان للبند تاريخ، فضعه في تقويمك (الدرس la-02). فقائمتك تحمل المهام، وتقويمك يحمل الأوقات.
رتّب الأولويات بمصفوفة العاجل والمهم
- يشرح موقع MindTools مبدأ أيزنهاور: صنّف المهام بحسب كونها مهمة (تقربك من أهدافك) وعاجلة (تتطلب الانتباه الآن).
- مهم وعاجل: افعله الآن. مثال: رفع مستندات التأشيرة يُغلق غدًا.
- مهم لكن غير عاجل: حدد له موعدًا. مثال: ابدأ طلب المنحة الدراسية المستحق الشهر القادم. ويقول موقع MindTools إن إنجاز هذه المهام مبكرًا يمنعها من أن تصبح حالات طارئة.
- عاجل لكن غير مهم: فوّضه، أو اجمعه مع غيره، أو اعتذر عنه بلطف. مثال: مجموعة دردشة تطلب منك التصويت الآن على لون ملصق.
- لا عاجل ولا مهم: اتركه. مثال: إعادة ترتيب أيقونات التطبيقات للمرة الثالثة.
- يوصي دليل جامعة ساوثهامبتون أيضًا باستخدام المصفوفة وتحديد مواعيد للأعمال المهمة غير العاجلة حتى لا تُهمل.
المراجعة والتنفيذ
- تسمي طريقة «إنجاز الأمور» الخطوتين الأخيرتين «المراجعة» (راجع باستمرار) و«التنفيذ» (اختر ما ستفعله وافعله).
- كل صباح، اختر من القائمة أهم ثلاث مهام لليوم. فثلاث مهام عدد يمكن إنجازه في يوم جامعي مزدحم.
- كل أسبوع، خلال ساعتك الإدارية (الدرس la-01)، أزل البنود المنجزة، واحذف ما لم يعد مهمًا، واختر أولويات الأسبوع القادم.
- إذا ظلت مهمة تُؤجل، فاسأل عن السبب: قد تكون كبيرة جدًا (قسّمها)، أو غير واضحة (أعد صياغتها)، أو غير مهمة فعلًا (احذفها).
طبّقها في حياتك
حدّد كل مهمة عند إنجازها.
- أفرغ ذهنك في 10 دقائق من كل ما يشغلك، ثم أعد كتابة خمسة بنود بوصفها إجراءات تالية واضحة.
- صنّف قائمتك في المربعات الأربعة للعاجل والمهم، وحدد في تقويمك موعدين لمهمتين «مهمتين لكن غير عاجلتين».
- لمدة أسبوع، اختر كل صباح أهم ثلاث مهام ودوّن كم منها أنجزت.
تذكّر
- اجمع كل شيء في مكان واحد تثق به.
- اكتب المهام بوصفها إجراءات تالية محددة.
- استخدم مصفوفة العاجل والمهم لتقرر ما تفعله، وما تحدد له موعدًا، وما تفوّضه، وما تتركه.
- راجع قائمتك يوميًا وأسبوعيًا لتبقى واثقًا بها.
ملاحظة: خطوات طريقة «إنجاز الأمور» مأخوذة من موقعها الرسمي. أما نصائح مثل «أهم ثلاث مهام في اليوم» وتفريغ الذهن في 10 دقائق فهي اقتراحات عملية، وليست نتائج أبحاث. ويتناول التخطيط المتعلق بالدراسة بتعمق أكبر وحدة «مهارات الدراسة وتعلّم كيف تتعلّم».
اختبر نفسك
1. ما الخطوة الأولى في طريقة «إنجاز الأمور»؟
2. أي مما يلي «إجراء تالٍ» واضح؟
3. في مصفوفة أيزنهاور، ماذا تفعل بالمهام المهمة غير العاجلة؟
4. مجموعة دردشة تريد ردًا فوريًا على أمر لا يؤثر في أهدافك. في أي مربع يقع؟
5. مهمة في قائمتك تُؤجل منذ أسبوعين. ما أنفع سؤال تطرحه؟
المصادر
المصادر باللغة الإنجليزية.