مهارات العمل والقيادة · الدرس 4 من 8 · 12 دقيقة
إدارة الوقت، والاعتمادية، وإدارة علاقتك بمديرك
أن تكون أهلًا للاعتماد من أسرع الطرق لكسب الثقة في العمل. الأمر لا يتعلق بالعمل ساعات أطول بقدر ما يتعلق باختيار المهام الصحيحة، والصدق بشأن الوقت، وإبقاء من تعمل لديهم على اطلاع.
شاهد ملخص الدقيقة الواحدة (بالإنجليزية)
شاهد الدليل المصوّر الكامل لهذه الوحدة (بالإنجليزية)
رتّب المهام حسب العاجل والمهم
- تفرز مصفوفة أيزنهاور (Eisenhower Matrix) المهام في أربعة مربعات باستخدام سؤالين: هل هي عاجلة؟ وهل هي مهمة؟
- عاجلة ومهمة: أنجزها أولًا، اليوم. مثال: التقرير المطلوب تسليمه الساعة 4 عصرًا.
- مهمة لكنها غير عاجلة: حدد لها موعدًا. يشير موقع Eisenhower.me إلى أن من يديرون وقتهم بفعالية يقضون معظم وقتهم هنا، وهذا يقلل التوتر. مثال: التحضير لعرض الأسبوع القادم.
- عاجلة لكنها أقل أهمية: فوّضها حيث تستطيع وتابعها. وبصفتك موظفًا مبتدئًا، كثيرًا ما يعني هذا أن تسأل هل ينبغي أن يتولاها شخص آخر.
- لا عاجلة ولا مهمة: لا تفعلها. التصفح بلا هدف هو المثال الكلاسيكي.
خطط ليومك وأسبوعك
- تقول إرشادات مهارات الدراسة في جامعة أكسفورد ببساطة: احتفظ بمفكرة واستخدمها، وحاول الالتزام بجدول زمني. والعادة نفسها تنجح في العمل.
- في بداية كل يوم، اكتب أهم ثلاث مهام. أنجز أصعبها حين تكون طاقتك في أعلى مستوياتها.
- قدّر كم تستغرق المهام، ثم أضف هامشًا احتياطيًا. معظم الناس يقللون التقدير، خاصة في الأعمال غير المألوفة.
- قسّم المهام الكبيرة إلى خطوات يستغرق كل منها أقل من ساعة، لترى تقدمك وتكتشف المشكلات مبكرًا.
- وتحذر أكسفورد أيضًا من ترك العمل إلى اللحظة الأخيرة، لأنك على الأرجح لن تقدم أفضل ما لديك بهذه الطريقة.
عادات الاعتمادية
- لا تعِد إلا بما تستطيع إنجازه. «أستطيع إنجازه قبل الخميس» أفضل من «طبعًا، غدًا» يتبعها اعتذار.
- اكتب كل طلب لحظة استلامه، مع اسم من طلبه والموعد النهائي.
- إذا كان موعد نهائي معرضًا للخطر، فأخبر مديرك فور علمك بذلك، مع حل مقترح: «استغرقت البيانات وقتًا أطول من المتوقع. أستطيع إرسال النصف الأول اليوم والباقي قبل ظهر الغد. هل يناسبك ذلك؟»
- أغلق الحلقة: حين تنهي شيئًا، أخبر بذلك. «تم: الشرائح في المجلد المشترك.»
إدارة علاقتك بمديرك
- «الإدارة نحو الأعلى» (managing up) تعني أن تسهّل على مديرك أن يساعدك ويثق بك. إنها ليست تملقًا.
- اسأله كيف يحب أن يتواصل: بالبريد الإلكتروني، أو بالمحادثة، أو بتحديث يومي سريع، أو باجتماع أسبوعي. توصي روبرت هاف بمتابعات منتظمة لمراجعة التقدم والتوقعات.
- وضّح الأولويات حين يكثر عليك العمل: «عندي قائمة العملاء والملصق، وكلاهما مطلوب يوم الجمعة. أيهما أبدأ به؟» هكذا تترك لمديرك الاختيار بدل أن تخمّن.
- اطرح الحلول مع المشكلات. حتى الاقتراح المبدئي يُظهر روح المبادرة.
- احتفظ بقائمة قصيرة متجددة بما أنجزته. هذا يجعل المتابعات أسرع، ويساعدك حين تطلب خطاب توصية لاحقًا.
احمِ وقتك وطاقتك
- أوقف الإشعارات غير الضرورية أثناء العمل المركّز، وتفقد الرسائل في أوقات محددة، ما لم يتطلب دورك الرد الفوري.
- تقترح روبرت هاف أن تأخذ استراحة وتبتعد عن العمل قليلًا في شهرك الأول، وأن تُبقي هاتفك بعيدًا عن نظرك حين لا تحتاج إليه. التعب يجعلك أبطأ وأكثر عرضة للأخطاء.
- إذا كنت طالبًا وتعمل بدوام جزئي، فضع مواعيد المدرسة النهائية ومناوبات العمل في تقويم واحد، لتظهر التعارضات قبل أسابيع.
طبّقها في حياتك
حدّد كل مهمة عند إنجازها.
- اكتب كل ما عليك هذا الأسبوع وفرزه في مربعات أيزنهاور الأربعة. احذف بندًا واحدًا على الأقل من مربع «لا تفعلها».
- لمدة خمسة أيام، اكتب أهم ثلاث مهام كل صباح وضع علامة على ما أنجزته كل مساء.
- في المرة القادمة التي يتعارض فيها موعدان نهائيان، تدرّب على أن تطلب من معلم أو مشرف مساعدتك في ترتيب الأولويات باستخدام العبارة الواردة في هذا الدرس.
تذكّر
- أنجز المهام العاجلة والمهمة أولًا، وحدد مواعيد للمهام المهمة قبل أن تصبح عاجلة.
- لا تعِد إلا بما تستطيع إنجازه، ثم أغلق الحلقة.
- نبّه مبكرًا حين يكون موعد نهائي معرضًا للخطر، واعرض حلًا.
- اسأل مديرك كيف يريد التحديثات وبأي تكرار.
- الراحة جزء من الاعتمادية.
ملاحظة: مصفوفة أيزنهاور أداة عملية لا طريقة مختبرة بحثيًا. نصائح «الإدارة نحو الأعلى» هنا ممارسة جيدة عامة، ولم تتضمن المصادر التي اطّلعنا عليها دراسة بحثية عنها.
اختبر نفسك
1. في مصفوفة أيزنهاور، ماذا تفعل بالمهام المهمة غير العاجلة؟
2. بماذا تنصح مصفوفة أيزنهاور في المهام التي ليست عاجلة ولا مهمة؟
3. ما أفضل تصرف حين تدرك أنك ستفوّت موعدًا نهائيًا؟
4. وفقًا لإرشادات مهارات الدراسة في جامعة أكسفورد، لماذا يجب أن تتجنب إنجاز العمل في اللحظة الأخيرة؟
المصادر
المصادر باللغة الإنجليزية.