النسخ المصدقة، والمسح الضوئي، وإرسال الوثائق بأمان

سيُطلب منك كثيرًا تقديم «نسخة» من وثيقة. أحيانًا تكفي صورة بالهاتف، وأحيانًا يجب أن تكون النسخة مصدقة، أو موثقة، أو الملف الرقمي الأصلي. معرفة الفرق، وإرسال الوثائق بأمان، يوفّران وقتك ويحميان هويتك.

شاهد ملخص الدقيقة الواحدة (بالإنجليزية)

شاهد الدليل المصوّر الكامل لهذه الوحدة (بالإنجليزية)

أي نوع من النسخ مطلوب؟

• نسخة عادية: مسح ضوئي أو صورة واضحة، تُرفع غالبًا إلى بوابة إلكترونية، وتكفي لكثير من الطلبات.
• نسخة مصدقة: نسخة يوقعها شخص مؤهل يؤكد أنها مطابقة للأصل.
• وثيقة مصدقة رسميًا أو موثقة: تختمها الجهات الحكومية (راجع درس التصديق في هذه الوحدة).
• وثيقة رقمية أصلية: تقول وزارة الخارجية الإماراتية، مثلًا، إن النسخة الممسوحة أو الصورة أو النسخة الورقية لا تُقبل للتصديق الرقمي، ولا يُقبل إلا ملف PDF الرقمي الأصلي.
• إذا كان الطلب غير واضح، فاسأل كتابيًا: «هل تحتاجون إلى الأصل، أم نسخة مصدقة، أم نسخة ممسوحة عادية؟»

كيف يتم التصديق في المملكة المتحدة

• يقول GOV.UK إن النسخة المصدقة ينبغي أن يصدقها شخص مهني أو شخص ذو مكانة حسنة في المجتمع، مثل محامٍ، أو كاتب عدل، أو محاسب قانوني، أو معلم أو محاضر، أو عضو مجلس محلي، أو رجل دين، أو موظف بنك.
• ولا ينبغي أن يكون من أقاربك، أو ممن يسكنون في عنوانك، أو ممن تربطك بهم علاقة.
• يكتب المصدِّق: «Certified to be a true copy of the original seen by me» (أشهد بأن هذه نسخة مطابقة للأصل الذي اطلعت عليه)، ثم يوقع ويؤرخ، ويكتب اسمه بخط واضح، ويضيف مهنته وعنوانه ورقم هاتفه.
• تحقق مع الجهة التي طلبت النسخة، لأن GOV.UK يشير إلى أنها قد تكون لها قواعدها الخاصة.
• أحضر الأصل معك: يجب أن يرى المصدِّق الوثيقة الأصلية فعلًا.

اصنع نسخًا ممسوحة جيدة

• استخدم تطبيق مسح ضوئي أو الماسح المدمج في هاتفك بدلًا من الصورة العادية، كي تكون الصفحة مسطحة ومستقيمة ومقروءة.
• امسح في إضاءة جيدة، على خلفية داكنة سادة، مع ظهور الزوايا الأربع، ودون أصابع في الإطار.
• احفظ الملف بصيغة PDF، واجمع الوثائق متعددة الصفحات (وجهَي بطاقة الهوية) في ملف واحد.
• سمِّ الملفات بوضوح بالتاريخ ونوع الوثيقة، واحفظها في مجلد وثائقك المحفوظ احتياطيًا.
• افحص النسخة بالتكبير: هل يمكن قراءة كل رقم؟

إرسال الوثائق بأمان

• ارفع الوثائق عبر البوابة الرسمية للجهة متى أمكن، بدلًا من إرسالها مرفقات بالبريد الإلكتروني.
• إذا اضطررت إلى استخدام البريد الإلكتروني، فتحقق من العنوان بعناية، ولا ترسل وثائق أبدًا ردًا على رسالة غير متوقعة تطلبها (راجع وحدة الاحتيال والخداع).
• في الإمارات، يقول موقع u.ae إن UAE PASS يتيح لك مشاركة الوثائق الرقمية والتحقق من الوثائق الموقّعة، فتستغني عن إرسال نسخ ورقية.
• حين ترسل أصولًا بالبريد، استخدم خدمة قابلة للتتبع وتتطلب توقيع المستلم، واحتفظ بالإيصال ورقم التتبع.
• يشير GOV.UK إلى أن شركة التوصيل التي تسلّم جوازًا بريطانيًا جديدًا قد تترك بطاقة لا تذكر أن الطرد يحتوي على جواز، فانتبه لبطاقات التوصيل حين تنتظر وثائق.

حماية نسخك

• فكّر في كتابة سطر عبر النسخة التي تسلّمها، مثل «نسخة لفتح حساب في بنك X فقط، 9 أكتوبر 2026»، كي يصعب استخدامها لغرض آخر.
• احمِ تخزينك السحابي بالتحقق بخطوتين، كما ينصح NCSC لأي حساب يحفظ نسخًا احتياطية.
• احذف الوثائق من أجهزة الحاسوب والطابعات المشتركة أو العامة بعد الاستخدام.
• إذا سُرقت وثيقة أو اشتبهت في إساءة استخدامها، فأبلغ عن ذلك. في إنجلترا وويلز وأيرلندا الشمالية، Report Fraud (التي حلّت محل Action Fraud في ديسمبر 2025) هي الخدمة الوطنية للإبلاغ عن الاحتيال والجرائم الإلكترونية.