ملء النماذج الرسمية بشكل صحيح

كثير من التأخير والرفض يأتي من أخطاء صغيرة: اسم مكتوب بتهجئة تختلف عن الجواز، أو توقيع ناقص، أو شخص غير مناسب يوقّع للتزكية. الطريقة المتأنية تجعل النماذج أقل إرهاقًا بكثير.

شاهد ملخص الدقيقة الواحدة (بالإنجليزية)

شاهد الدليل المصوّر الكامل لهذه الوحدة (بالإنجليزية)

قبل أن تبدأ

• اقرأ الإرشادات المرفقة كاملة قبل أن تكتب أي شيء، فهي غالبًا تجيب عن الأسئلة التي تسبب الأخطاء.
• اجمع ما تحتاجه أولًا: جواز السفر، وبطاقة الهوية، وبيانات التأشيرات السابقة، والعناوين مع تواريخها، وصورة مطابقة للشروط إن كانت مطلوبة.
• استخدم الموقع الرسمي فقط، وتحقق من أن العنوان هو النطاق الخاص بالحكومة نفسها.
• إذا كان النموذج طويلًا، فتدرّب على نسخة مطبوعة أو محفوظة، ثم انقل الإجابات النهائية.

الأسماء، والتواريخ، والاتساق

• اكتب اسمك تمامًا كما يظهر في جوازك، بالترتيب والتهجئة نفسيهما، في كل نموذج وتذكرة وحساب.
• إذا كان اسمك مكتوبًا بطرق مختلفة في وثائق مختلفة (وهذا شائع مع الأسماء العربية المكتوبة بالإنجليزية)، فالتزم بصيغة الجواز، واحتفظ بما يثبت أي صيغة أخرى.
• يقول GOV.UK إن تغيير اسمك أو تاريخ ميلادك أو جنسيتك في حساب UKVI يحتاج إلى وثيقة هوية تثبت التغيير، لذا فالاتساق مهم.
• انتبه لصيغة التاريخ: بعض النماذج تستخدم يوم/شهر/سنة، وأخرى (مثل كثير من النماذج الأمريكية) تستخدم شهر/يوم/سنة.
• راجع الأرقام، مثل رقم الجواز، حرفًا حرفًا، خاصة 0 وO، و1 وI.

التواقيع، والحبر، والتوقيع للتزكية

• لا توقّع إلا حين يُطلب منك وفي المكان المحدد. ينصح OSAC المتقدمين في السفارات الأمريكية بعدم توقيع النماذج حتى يطلب منهم ذلك موظف قنصلي.
• إذا طبعت نموذجًا ورقيًا، فالتزم بلون الحبر الذي يطلبه النموذج. ويشير OSAC إلى الحبر الأسود لنماذج الجواز الأمريكي.
• بعض النماذج تحتاج إلى شخص يوقّع للتزكية (countersignatory). لجوازات السفر البريطانية، يقول GOV.UK إنه يجب أن يكون قد عرفك لمدة سنتين على الأقل، وأن يكون شخصًا ذا مكانة حسنة أو من أصحاب مهنة معترف بها.
• ويقول GOV.UK إن الموقّع للتزكية لا يمكن أن يكون من أقاربك بالنسب أو المصاهرة، ولا ممن تربطك بهم علاقة، ولا ممن يسكنون في عنوانك.
• تأكد من أن من يوقّع لك سيكون متاحًا للتواصل: يحذّر GOV.UK من أن مكتب الجوازات البريطاني (HM Passport Office) إذا لم يتمكن من التواصل معه، فقد يتأخر طلبك.

الصدق والدقة

• أجب عن كل سؤال بصدق. تقديم معلومات كاذبة في النماذج الرسمية قد تكون له عواقب خطيرة، منها رفض الطلبات.
• إذا كان سؤال لا ينطبق عليك، فاتبع تعليمات النموذج (مثل كتابة «N/A» أو ترك الخانة فارغة) بدلًا من التخمين.
• إذا لم تكن متأكدًا، فاسأل الجهة المُصدِرة، أو فريق إرشاد الطلاب الدوليين أو شؤون الطلاب في جامعتك، أو سفارتك، قبل التقديم.
• يشير GOV.UK، في ما يخص السجلات الضريبية، إلى أنك إذا فقدت السجلات يمكنك استخدام أرقام تقديرية بشرط أن تذكر ذلك، وهذا مبدأ عام جيد: كن واضحًا حين يكون شيء ما تقديرًا.

قدّم، وتابع، واحتفظ بالسجلات

• قبل التقديم، اقرأ النموذج كله مرة أخرى، ويُفضل بعد استراحة، أو اطلب من أحد أفراد عائلتك مراجعته.
• احفظ أو اطبع نسخة من النموذج المكتمل ومن صفحة التأكيد.
• دوّن الرقم المرجعي للطلب. يقول GOV.UK، مثلًا، إنك تستطيع متابعة طلب الجواز البريطاني به.
• دوّن تاريخ التقديم ومدة المعالجة المتوقعة، وضع تذكيرًا للمتابعة إن لم يصلك رد.
• احفظ كل ذلك في مجلد وثائقك، كي تجيب عن الأسئلة بسرعة لاحقًا.