كتابة رسائل البريد الإلكتروني إلى موظفي الجامعة والملّاك والشركات

البريد الإلكتروني هو الطريقة التي تُنجز بها معظم المعاملات الرسمية في الجامعة ومع الملّاك والشركات. والرسالة الواضحة المهذبة التي تتضمن التفاصيل الصحيحة تحصل على رد أسرع وأفضل، وتمنحك سجلًا مكتوبًا.

شاهد ملخص الدقيقة الواحدة (بالإنجليزية)

شاهد الدليل المصوّر الكامل لهذه الوحدة (بالإنجليزية)

قبل أن تكتب

• تحقّق هل الإجابة موجودة أصلًا: في دليل المقرر، أو خطة المادة، أو منصة التعلّم، أو صفحة الأسئلة الشائعة؛ وتنصح جامعة ملبورن وجامعة تورنتو كلتاهما بالتحقق أولًا.
• أرسل رسائل الجامعة من حسابك الجامعي؛ وتشير ملبورن إلى أن العناوين الشخصية قد تُصنَّف رسائل مزعجة.
• اعثر على الشخص المناسب: سؤال المادة يُوجَّه إلى منسّق المادة أو المدرّس، ومشكلة السكن إلى مكتب السكن، لا إلى الجميع دفعة واحدة.
• حدّد بدقة ما تريده من القارئ: إجابة، أو لقاء، أو تمديد مهلة، أو إصلاح، أو استرداد مال.

البنية التي تنجح

• سطر الموضوع: محدد وقصير، فيه رمز أو رقم مرجعي، مثل «BIO100: سؤال عن موعد تسليم تقرير المختبر» أو «الشقة 4B: السخان لا يعمل، أُبلغ عنه في 10 أكتوبر».
• التحية: «عزيزي الدكتور باتيل» أو «مرحبًا بروفيسور لي»؛ وتنصح ملبورن بتجنّب «هاي» والتحقق من اللقب الصحيح للشخص وتهجئة اسمه.
• السطر الأول: من أنت، مثل «أنا طالب في السنة الأولى في مجموعة حلقة النقاش يوم الثلاثاء».
• المتن: فقرة قصيرة لكل فكرة، مع التواريخ والتفاصيل، ثم طلبك الواضح.
• الختام: «مع أطيب التحيات» أو «مع خالص التمنيات»، واسمك الكامل، ورقمك الجامعي في رسائل الجامعة، كما تقترح جامعة تورنتو.

نموذج: رسالة إلى محاضر

• الموضوع: «ECON101: طلب لقاء بخصوص الملاحظات على المقال».
• «عزيزي الدكتور حسن، أنا طالبة في السنة الأولى في حلقة النقاش التي تقدّمها يوم الخميس الساعة 10 صباحًا. قرأت ملاحظاتك على مقالي، وأود أن أفهم كيف أحسّن استخدامي للأدلة. هل لديك 15 دقيقة في ساعاتك المكتبية الأسبوع القادم؟ مع أطيب التحيات، ليلى ناصر، الرقم الجامعي 2301847».
• اجعلها في بضع فقرات قصيرة على الأكثر؛ فقد يدرّس الموظفون مئات الطلاب.
• لا تُعِد الإرسال بعد بضع ساعات؛ وتقول تورنتو ألا تقلق من عدم وصول رد فوري، خاصة للرسائل المرسلة في وقت متأخر من الليل أو في عطلة نهاية الأسبوع.

نموذج: رسالة إلى المالك أو مكتب السكن

• الموضوع: «الشقة 4B، 12 شارع بارك: التدفئة تحتاج إلى إصلاح».
• «عزيزي السيد كلارك، أكتب لأبلغ أن التدفئة في الشقة 4B لا تعمل منذ يوم الأحد 11 أكتوبر. حاولت إعادة ضبط منظم الحرارة. هل يمكنك من فضلك ترتيب إصلاحها؟ أنا متاح في أيام الأسبوع بعد الساعة 3 عصرًا. أرفقت صورتين. مع أطيب التحيات، يوسف علي، 07xxx xxxxxx».
• اذكر العنوان، وما المشكلة، ومنذ متى، وما جرّبته بالفعل، وأوقات تفرّغك، والصور.
• احتفظ بنسخة من الرسالة وأي رد عليها (انظر الدرس gt-07).

نموذج: رسالة إلى شركة

• الموضوع: «الطلب 55821: المنتج وصل تالفًا».
• اذكر اسمك، وعنوانك، ورقم التواصل معك، ورقم حسابك أو طلبك، والتفاصيل الأساسية، كما يذكر مكتب المشورة للمواطنين (Citizens Advice) عند الاعتراض على فاتورة كتابيًا.
• «إلى خدمة العملاء، وصل طلبي رقم 55821 في 9 أكتوبر وشاشته مشروخة (الصور مرفقة). هل يمكنكم من فضلكم ترتيب استبداله أو استرداد ثمنه؟ سأكون ممتنًا لو وصلني رد خلال 7 أيام».
• ابقَ هادئًا وملتزمًا بالحقائق؛ وتنصح منظمة StepChange بأن تكون الشكاوى بسيطة وواضحة، وبأن تأخذ وقتًا لتهدأ إذا كنت منزعجًا.
• راجع الرسالة قبل الإرسال، وتأكد أن المرفقات أُرفقت فعلًا، واقرأها مرة كأنك المستلم.