رسائل بريد إلكتروني ورسائل تترك أثرًا

كثيرًا ما تبدأ طلبات الالتحاق بالجامعات والتدريب العملي والمنح الدراسية برسالة بريد إلكتروني. والرسالة الواضحة المهذبة تفتح الأبواب، أما المتهاونة فتغلقها.

شاهد ملخص الدقيقة الواحدة (بالإنجليزية)

شاهد الدليل المصوّر الكامل لهذه الوحدة (بالإنجليزية)

الأساسيات

• استخدم سطر موضوع واضحًا ومحددًا: «Question on Assignment 3, CHEM 1040» أو «Application query: BSc Economics, ref 12345».
• استخدم عنوان بريد إلكتروني لائقًا، ويُفضَّل عنوان مدرستك أو جامعتك. لا شيء مثل «princessofdubai2008@».
• ابدأ بصيغة رسمية: «Dear Professor Al Hashimi» أو «Dear Dr Al Hashimi» أو «Dear Admissions Team». ولا تستخدم «Hey» أبدًا.
• تتبع الألقاب العرف المحلي: الأدلة الأمريكية، مثل دليل جامعة سينسيناتي (University of Cincinnati)، تعدّ «Dear Professor» مع اسم العائلة صيغة آمنة لأي مدرّس، أما في بريطانيا فلقب «Professor» لقب محدد، لذا استخدم «Dr» لغيرهم من الأكاديميين الحاصلين على الدكتوراه (جامعة وورويك).
• عرّف بنفسك في جملة واحدة: اسمك، ومدرستك أو تخصصك.
• اجعل الرسالة قصيرة وواضحة: طلب رئيسي واحد، ونقاط مرقّمة إذا كانت لديك عدة أسئلة.
• اختم بعبارة «Many thanks» أو «Best wishes»، ثم اسمك الكامل. وتجنّب الاختصارات مثل «Thx».

الإرسال والرد

• راجع الرسالة قبل الإرسال، ومنها اسم المرسَل إليه.
• لا ترسل رسالة وأنت غاضب أبدًا. انتظر، حتى الصباح التالي إذا لزم الأمر.
• ردّ خلال يوم عمل واحد تقريبًا.
• لا تستخدم «الرد على الكل» إلا حين يحتاج الجميع إلى ردّك. واستخدم خانة النسخة المخفية (BCC) حين تراسل أشخاصًا لا يعرف بعضهم بعضًا.
• امنح الأستاذ يوم عمل كاملًا على الأقل قبل أن تتابع معه بأدب.

مراسلة مكاتب القبول

• راجع الموقع الإلكتروني والأسئلة الشائعة أولًا؛ فكثير من الأسئلة لها إجابات هناك.
• اذكر اسمك الكامل، ورقم مرجع طلبك، والتخصص.
• اجمع كل أسئلتك في رسالة واحدة.
• اكتب قبل المواعيد النهائية بأشهر، لا بأيام.

مثال على رسالة إلى أستاذ جامعي

• الموضوع: سؤال عن الساعات المكتبية، ECON 101
• عزيزي البروفيسور سميث،
• اسمي رانيا المزروعي، وأنا في حلقة النقاش التي تقدّمها يوم الثلاثاء ضمن مادة ECON 101. أودّ مناقشة الملاحظات على مقالي الأول. هل يمكن أن نلتقي خلال ساعاتك المكتبية يوم الخميس؟
• مع جزيل الشكر،
• رانيا المزروعي